背景
沖縄県内で、店舗改修や内装工事、リフォーム工事を行っている会社様です。
見積作成や工事準備には、図面の読み取り、工事内容の整理、協力会社との調整、過去の経験に基づく判断など、幅広い専門知識が必要です。同社では、経験豊富な担当者を中心に、長年培ってきた知識やノウハウを活かしながら、多くの案件に対応してきました。
今後、受注案件が増えた場合にも安定して対応できるよう、現在の進め方や判断基準を整理し、担当者同士がより円滑に連携できる仕組みづくりを支援しています。
課題
- 見積作成に高度な経験と専門知識が必要となっていた
- 案件ごとに確認する内容が多く、担当者の負担が大きくなりやすかった
- 過去の見積書や単価情報を探す際に時間がかかることがあった
- 見積依頼から提出までの進捗を、社内で共有しやすくする余地があった
- 工事内容や案件情報を、関係者間で円滑に引き継ぐ仕組みが求められていた
- 経験豊富な担当者が持つ知識を、今後の社員育成にも活用する必要があった
- 着工前の確認事項や工事中の変更内容を、無理なく記録する方法を検討する必要があった
取り組み内容
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現在の進め方と強みの整理
見積依頼を受けてから、現地確認、図面確認、協力会社への見積依頼、見積書の作成、社内確認、提出に至るまでの流れをヒアリングしています。 業務上の問題点だけを探すのではなく、現在うまくいっている方法や、担当者が大切にしている判断基準も含めて整理します。 これまでの進め方を尊重しながら、今後も残すべき部分と、社内で共有すると効果的な部分を確認しています。
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実際の案件を使った確認項目の整理
実際に進行している店舗改修工事を題材として、見積作成時や着工前に確認している内容を整理しています。 図面、現地条件、工事区分、協力会社との調整事項、工程、追加変更の可能性など、担当者が普段どのような点を確認し、判断しているのかを具体的に確認します。 新しい書類を増やすことを目的とせず、必要な確認を漏れなく行うために、既存の資料や管理方法を活かした実用的な方法を検討しています。
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社内で連携しやすい見積・工事管理体制の検討
経験豊富な担当者が持つ知識や判断基準を、ほかの社員も業務の中で活用できるように整理します。 すべての業務を一度に変更するのではなく、案件情報の共有、過去見積の確認、着工前の確認、工事中の変更記録など、効果が高い項目から段階的に取り組みます。 担当者の負担を増やさず、必要なときにほかの社員がサポートできる体制を目指しています。
結果（支援前 → 現在の変化）
支援前
- 見積作成や工事準備に、幅広い専門知識が必要となっていた
- 経験豊富な担当者が、多くの確認や判断を担っていた
- 過去の見積書や関連資料を確認する際に、時間がかかることがあった
- 案件の進行状況や確認事項を、社内で共有しやすくする余地があった
- 担当者の知識や経験を、社員育成に活用する仕組みが十分に整理されていなかった
現在
- 経営側と実務担当者へのヒアリングを実施
- 現在の見積作成方法と工事準備の流れを整理
- これまで継続してきた有効な方法や判断基準を確認
- 実際の案件を使い、着工前に確認すべき内容を整理
- 案件情報を社内で共有する方法を検討
- 過去の見積書や単価情報を活用しやすくする方法を検討
- 担当者の負担を増やさず、社内で連携できる体制づくりを推進
まとめ
この支援では、現在の見積作成方法や工事管理方法を否定したり、書類や手続きを増やしたりすることを目的としていません。
これまで経験豊富な担当者が培ってきた知識、判断基準、協力会社との関係性などを会社の大切な資産として整理し、必要なときにほかの社員も活用できる状態をつくることを目指しています。
現場の実情に合わない仕組みを一方的に導入するのではなく、実際の案件を通じて、無理なく続けられる方法を関係者と一緒に検討しています。
